Bauprojekte sind hochkomplexe Angelegenheiten mit zahlreichen Beteiligten. Das muss man niemandem erklären, der an solchen Projekten schon mitgewirkt hat. Klar ist: Für eine gelungene Zusammenarbeit müssen alle Beteiligten dieselbe Sprache sprechen und gerade bei den Kosten lohnt es sich, die Kommunikation dazu ein wenig zu schärfen.
Grobe Kostenplanung und Abweichungen
Alles beginnt mit einem Kostenrahmen vonseiten der Auftraggebenden. Planende können in diesem Rahmen mal Ideen vorbringen und schauen, was mit der finanziellen Vorgabe im Groben möglich ist. Die Kostenschätzung begleitet diesen Abschnitt der Vorplanung und kann um 10 bis 15% von den Kosten am Ende abweichen, die parallel zur Entwurfsplanung laufende Kostenberechnung weicht nur mehr um 5 bis 10% ab. In dieser Phase gibt es aber ein Dilemma: Planer*innen können erst planen, sobald er die konkreten Angebote der Firmen hat, aber die Firmen können nur mit sehr genauen Plänen exakte Preise anbieten. Architekt Juri Troy berichtet von den Schwierigkeiten bei den Ausschreibungen, insbesondere beim Vergabeprozess im Massivholzbau: „Bei CLT-Projekten gibt es genaue Auflagen von Seiten der Produzenten, da die jeweilige Anlagengröße in den Produktionsstätten die Abmessungen bedingt. Eine Firma kann 2,65 Meter Breite liefern, die andere 2,95 Meter, wieder andere schaffen mehr als 3 Meter Breite. Wenn man nicht vorab bereits genau definieren kann, wer das CLT liefern wird, etwa bei öffentlichen Ausschreibungen, kann man als Architekt keine Fugenteilung einplanen“, so Troy. Von der Ausführungsplanung bis zur Vergabe können mit dem Kostenvor- und dem Kostenanschlag die konkreten Ausgaben auf bis zu ± 5% genau berechnet werden.
Genaue Ausführungsplanung und Vergabeprozess
Bis hier hin darf es noch vorkommen, dass ausführende Unternehmen die Details ihrer Kostenermittlung nicht im Detail offenlegen wollen. Ab der Ausführungsplanung genügt eine Gesamtpauschale für die Leistungspunkte „Dach“ oder „Fassade“ nicht mehr, es braucht eine sehr genaue Auflistung aller Kostenstellen. Nicht nur, weil die Architekt*innen innerhalb des meist eng gesteckten Kostenrahmens bleiben wollen, sondern auch um in der Vergabephase die Angebote gut vergleichen zu können. Dafür etablierten sich inzwischen kompatible Softwarelösungen, die diese Aufgabe erleichtern. Nur wenige, insbesondere kleine Firmen, verzichten noch auf solche Programme. „Das nimmt flächig verbreitet immer mehr zu, weil die Firmen doch den Vorteil in der kompatiblen Arbeit erkennen“, so Troy. Wer die Kostenermittlung noch händisch macht, druckt sich die Leistungsverzeichnisse eben aus und trägt seine Positionen mit dem Kugelschreiber ein. Egal ob digital oder händisch – wichtig ist, dass die Leistungsverzeichnisse detailreich ausgefüllt werden.
Ausführung und Objektbetreuung
Sobald die Aufträge vergeben sind, geht es ans Werk. Ab diesem Moment sollte die Kostenfeststellung abgeschlossen sein und im Idealfall kommen auch keine unerwarteten Kosten mehr auf. Kleinere und schlimmstenfalls auch größere Zusatzarbeiten, die doch noch nachverrechnet werden könnten, kommen zwar immer wieder vor, aus Sicht des Architekten sind diese aber der Diskussion nicht wert. „Mit ein paar wenigen Stunden, die man theoretisch nachverrechnen könnte, tut man sich keinen Gefallen. Im Verhältnis zum Gesamtauftrag sind das verschwindende Summen und man verschafft sich im schlimmsten Fall nur einen schlechten Ruf“, meint Troy. Selten stehe die Verrechnung des Mehraufwandes im Verhältnis zu den Debatten, die darum geführt werden müssen.
Kommunikation auf allen Ebenen
1) Zwischen Kundschaft und Planungsbüros
Als Architekt*in ist man nicht nur für die Planung des Projekts sondern auch für die Beratung Richtung Kund*in zuständig. Je genauer die Zielvorgaben des Projekts definiert sind, umso rascher und effizienter kann man später zwischen den Gewerken arbeiten. Das betrifft auch die Kostenkalkulation.
2) Zwischen Planungsbüros und ausführende Firmen
Juri Troy empfiehlt, in der Ausschreibungsphase ganz klare Leistungsverzeichnisse zu fordern. Je konkreter die Kosten aufgeschlüsselt werden, umso genauer kann kalkuliert werden. „Im Angebot steht dann nicht nur „Fichtenfassade“, sondern eben auch, wie sie geschraubt sein soll, wie die Oberfläche behandelt worden sein soll, wie groß der Astanteil sein soll und so weiter“, sagt er. Damit können Bauleiter*innen die Angebote verschiedener Firmen besser vergleichen.
3) Zwischen den einzelnen ausführenden Firmen
Grundsätzlich sollte immer ein wenig über den Kosten kalkuliert werden, um etwaige Fehler oder später anfallende Mehrstunden auszugleichen. Wird zu knapp kalkuliert, könnte sich das am Ende negativ auswirken, wenn dann zwischen den Gewerken gestritten werden muss, wer die Zusatzkosten übernimmt. Das macht kein gutes Bild und kostet mehr Nerven als es Einnahmen bringt. Realistisch kalkulieren bedeutet also auch mögliche zusätzlich anfallende Arbeitsstunden einzuberechnen.