Das international aufgestellte Südtiroler Unternehmen Rothoblaas mit 21 Tochterunternehmen weltweit hat sein veraltetes Reporting-System durch eine moderne BI-Lösung mit zentralem Data Warehouse ersetzt. Mit einem weltweit verfügbaren mobilen Vertriebsreporting und einer jederzeit einfach skalierbaren, modernen Berichtsplattform ist das dynamische Unternehmen nun bestens aufgestellt.
Erfolgreich auf Wachstumskurs
Rothoblaas entwickelt Produkte und Dienstleistungen für die Profis im Baugewerbe: Holzbauer, Zimmerer, Ingenieure, Architekten und Monteure von Absturzsicherungssystemen. Für Fachhändler von Baumaterialien bietet der Holzbau-Spezialist außerdem die Produktreihe HOLZ TECHNIC.1991 von Robert Blaas gegründet, ist Rothoblaas heute ein international erfolgreiches Familienunternehmen. Neben der Zentrale in Kurtatsch in Südtirol ist Rothoblaas derzeit mit 21 Tochtergesellschaften sowie einer eigenen Verkaufsmannschaft in über 50 Ländern präsent und bearbeitet weltweit über 80 Märkte.
Rothoblaas wächst kontinuierlich; jedes Jahr kommen zwei oder drei Gesellschaften zum Unternehmen dazu. Dazu trägt nicht zuletzt die weitgespannte internationale Vertriebsorganisation des Unternehmens bei. Um den Außendienst bei seiner täglichen Arbeit vor Ort zu unterstützen, benötigte das dynamische Unternehmen ein zeitgemäßes Informationssystem für das unternehmensweite Vertriebsreporting. Die rund 250 Vertriebsmitarbeiter sollten per Web jederzeit Zugriff auf die aktuellen Kennzahlen zu ihren Kundenkontakten haben und diese auch überall mit ihrem Smartphone abrufen können.
Mobiles Reporting für weltweite Vertriebsorganisation
Mit dem vorhandenen Reporting-Tool war diese Informationsversorgung nicht realisierbar. Die veraltete Lösung war von den steigenden Datenmengen überfordert, zu langsam und zu starr. Neue Auswertungen aus dem ERP-System beispielsweise mussten per SQL-Skripts definiert werden, und die Einbindung weiterer Vorsysteme als Datenquellen für kombinierte Auswertungen war kaum möglich. Rothoblaas entschloss sich daher zur Einführung einer modernen BI-Lösung auf Basis eines zentralen Data Warehouse. Peter Prinoth, der projektverantwortliche Leiter ERP & BI, erinnert sich an die Entscheidungsfindung:
„Für uns war klar, dass wir unser Berichtswesen für die Zukunft unseres wachsenden Unternehmens neu aufstellen müssen“
„Den dringendsten Handlungsbedarf gab es im Vertriebscontrolling. Wichtig war uns, dass alle Standorte auf einer zentralen Datenbasis mit konsistenten Zahlen und Strukturen arbeiten und dass neu hinzukommende Gesellschaften auch mit ihren eigenen ERP-Systemen barrierefrei eingegliedert werden können.
Wir haben uns angeschaut, wie andere Unternehmen die Sache angehen und sind durch Empfehlungen auf QUNIS als Beratungs- und Realisierungspartner gestoßen. Die guten Referenzen, die geballte Kompetenz und langjährige Erfahrung der Data- Warehouse- und BI-Spezialisten fanden wir sehr überzeugend, und von Anfang an hat auch die Chemie zwischen uns gestimmt.“
Zentrales Data Warehouse mit verschiedenen Datenlieferanten
Gemeinsam mit QUNIS startete das Projektteam Ende 2016 die Implementierung mit der Konzeption und dem Aufbau eines Data Warehouse auf Basis des Microsoft SQL Servers. Als Datenquelle wurde zunächst das vorhandene ERP-System Comarch per Schnittstelle angeschlossen, in weiteren Projektschritten kamen dann die Buchhaltung mit Microsoft Dynamics NAV, das CRM-System und schließlich die Planungslösung Prevero dazu. Durch die Zusammenführung der verschiedenen Quelldaten sind seitdem jederzeit kombinierte Ad-hoc-Analysen auf Knopfdruck möglich. Peter Prinoth sieht in der einfachen Integration unterschiedlicher Quellsysteme einen der größten Vorteile der BI-Lösung:
„Durch die Einbindung von Microsoft Dynamics NAV können wir nun wesentlich schneller und detaillierter Profit- und Cost-Center-Analysen oder Zwischenbilanzen erstellen und die IC-Abstimmung durchführen. Aus Prevero fließen außerdem unsere Plandaten ein und stehen für Plan-Ist-Vergleiche von Umsätzen und Budgets bereit, und die CRM-Lösung steuert die Kundendaten bei. Wir wollen künftig noch weitere Datenquellen einbinden und können außerdem jederzeit neue Gesellschaften mit ihren bestehenden Systemen integrieren. Das gibt uns sowohl fachlich als auch hinsichtlich unserer Wachstumsstrategie volle Flexibilität für künftige Entwicklungen.“
Flexibel skalierbare Berichtsumgebung
Das weltweite Rollout des Vertriebsreportings wurde im Juni 2018 gestartet, und nach einer Testphase im Parallelbetrieb wurde das Altsystem Ende 2018 abgeschaltet. Seitdem wird die BI-Plattform kontinuierlich nach Bedarf weiter ausgebaut. QUNIS kümmert sich weiterhin um die Umsetzung neuer Anforderungen im Core des Data Warehouse, während das BI-Team von Rothoblaas eigenständig Anpassungen auf der Ebene der fachbezogenen Data Marts vornehmen kann. Viele Fragen können dabei auch schnell in telefonischen Webview-Sitzungen mit der QUNIS-Beraterin von Rothoblaas geklärt werden.
Die BI-Lösung ist heute in allen Standorten weltweit etabliert. Die Vertriebs-Mitarbeiter greifen über die Microsoft Reporting Services (SSRS), das kostenlose Reporting-Frontend des Microsoft SQL Servers, auf ihre Standardreports zu und können damit ihre Zahlen beispielsweise nach Kunden, Produktgruppen oder Artikeln filtern. Die Berichte und Analysen stehen auf dem Smartphone in gleichem Umfang zur Verfügung. Die Bedienung ist einfach und selbsterklärend, so dass auch zur Einarbeitung der externen Handelsvertreter ein von der Zentrale bereitgestellter Nutzungsleitfaden mit Screenshots ausreichte.
Inzwischen stehen Datencubes für klassische Analysen in den Bereichen Sales, Einkauf, Logistik und Finance bereit. Besonders hilfreich für die weltweite Anwendung ist dabei die automatische Währungsumrechnung, die in lokaler Währung verbuchte Umsätze direkt zum tagesaktuellen Kurs in Euro darstellt.
Den Fachabteilungen und BI-Verantwortlichen von Rothoblaas gehen aber auch die Ideen für weitere Anwendungsbereiche nicht aus. In nächster Zeit sollen beispielsweise IC-Margen und -Flüsse im Reporting abgebildet, eine Produktqualitätskontrolle mit Lieferantenbewertung ergänzt und ein erst kürzlich im ERP-System umgesetztes Reklamationsmanagement für Auswertungen erschlossen werden. Peter Prinoth sieht viel Potenzial für die Weiterentwicklung:
„Das Data Warehouse bietet uns als zentrale Analysebasis vielfältigste Möglichkeiten für den Ausbau unseres Reportings, und wir erschließen ständig neue Datenfelder aus dem ERP-System für diesen Datentopf. Da wir organisatorische Änderungen oder neue fachliche Auswertungen selbst im System umsetzen können, funktioniert unsere Weiterentwicklung sehr schnell und kosteneffizient.“
Durchdachtes Informationskonzept als Basis für passgenaue BI-Architektur
Neben dem Aufbau des Data Warehouse mit dem zugehörigen Datenmanagement sieht der projektverantwortliche Peter Prinoth die Ausgestaltung des Reportings im Frontend als zweiten großen Schwerpunkt des BI-Projekts. Wichtig ist hier ein schlüssiges Informationskonzept, das sich gleichermaßen auf die Gestaltung des Backend- als auch des Frontend-Bereichs auswirkt. Werden beispielsweise zu viele Kennzahlen und Detailinformationen auf Basis der entsprechend benötigten umfangreichen Datencubes in den Berichten abgebildet, sind Performance-Probleme im System absehbar – vor allem in großen Nutzer-Szenarien wie bei Rothoblaas.
Moderne Informationssysteme zielen stattdessen darauf ab, dem Nutzer mit gezielten, übersichtlich visualisierten Informationen einen schnellen Überblick über sein Aufgabengebiet zu verschaffen, von dem aus er dann nach Bedarf in tiefere Analysen einsteigen kann. Dieser Aspekt war bei Rothoblaas insbesondere beim Übergang vom vorigen Tabellen-orientierten Reporting mit vielen Detailzahlen in die Welt der dynamischen Reports zu berücksichtigen. Das Projektteam hat entsprechend viel Augenmerk auf die optimale Balance zwischen Übersichtlichkeit und Detailgrad der Berichte gelegt. Gerade an dieser Stelle profitiert Rothoblaas auch von der großen Projekterfahrung der QUNIS-Berater, wie Peter Prinoth bestätigt:
„Die Planung einer passenden BI-Umgebung erfordert viel Know-how und Erfahrung auf unterschiedlichen Ebenen – von der BI-Architektur samt Datenmanagement und Datenmodellierung über das moderne Berichtsdesign mit übersichtlicher Visualisierung bis zur zielgruppenorientierten Informationsverteilung. Mit QUNIS haben wir den richtigen Partner an der Seite, auf dessen Fachwissen und Praxiserfahrung wir uns verlassen können.“
Im Frontend-Bereich ist außerdem die Frage der Lizenzkosten ein zentrales Thema, das im Rahmen des Informationskonzepts vorab geklärt werden sollte. Hier ist zu berücksichtigen, wie viele Nutzer heute und in Zukunft zu erwarten sind und welche Anforderungen an das Reporting bestehen. Mit den Microsoft Reporting Services (SSRS) konnte Rothoblaas den weltweiten Rollout des Vertriebsreportings kosteneffizient realisieren und alle Anforderungen abdecken. Das Werkzeug unterstützt wie gewünscht ein zuverlässiges Standardreporting mit Self-Service-Analysen und mobilem Datenzugriff. Beim weiteren Ausbau wird eventuell ein flexibleres BI-Frontend wie beispielsweise Pyramid Analytics interessant, das Rothoblaas dann einfach gegen die Reporting Services austauschen und auf das Data Warehouse aufsetzen kann. Wichtig für die Anwendung im weltweiten Vertriebsnetz ist auch, dass individualisierte Reports auf Basis der zentralen Zugriffsrechte-Steuerung möglich sind. Rothoblaas hat hier ein stringentes hierarchisches Rechte-Konzept umgesetzt, mit dem die Vertriebsmitarbeiter jeweils nur die Daten ihres eigenen Zuständigkeitsbereichs sehen, während die internen Management-Funktionen sämtliche Informationen erhalten. Power User im Finanzcontrolling oder die Vertriebs- und Einkaufsleitung können darüber hinaus auch per Excel direkt auf die Datencubes zugreifen und beliebig freie Analysen erstellen.
Der richtige Schritt in die Zukunft
Für Rothoblaas hat sich der Schritt in die zukunftsweisende BI-Welt gelohnt, wie Peter Prinoth festhält:
„Die Berichtsplattform mit zentralem Data Warehouse war für uns eine Investition in die Zukunft, die jetzt und auf Dauer Mehrwert bringt. Wir sind damit fit für weiteres Firmenwachstum und für den Umgang mit der Ressource Daten, die für alle Unternehmen immer wichtiger wird. Dass wir unsere Daten jetzt sauber hinterlegt haben und die Analysewelt flexibel ausbauen können, war der einzig richtige Weg.“
„Einige Unternehmen in unserer Region waren am Anfang unseres Projekts noch skeptisch, weil sie eine Data-Warehouse-Lösung für ein Unternehmen unserer Größenordnung für überdimensioniert hielten – inzwischen haben die meisten selbst ähnliche Projekte gestartet, mehrere davon zusammen mit QUNIS, deren guter Ruf sich in Südtirol schnell herumgesprochen hat.“
Über Rothoblaas
Rothoblaas ist ein multinationales Unternehmen mit Ursprung in den Südtiroler Alpen, welches marktführend in der Entwicklung von technologisch hochwertigen Lösungen für den Holzbau ist.Rothoblaas entwickelt Produkte und Dienstleistungen für die Profis im Baugewerbe: Holzbauer, Zimmerer, Ingenieure, Architekten und Monteure von Absturzsicherungssystemen. Die Produkte aus der Reihe HOLZ TECHNIC befriedigen zudem alle Anforderungen und Bedürfnisse der Fachhändler von Baumaterialien.
Über QUNIS
QUNIS steht Unternehmen bei allen Anforderungen im Themenfeld von Business Intelligence, Big Data, Advanced Analytics, Artificial Intelligence (AI) und Data Management zur Seite. Gegründet wurde das Unternehmen 2013 von Hermann Hebben und Steffen Vierkorn. Seinen Firmensitz hat QUNIS im oberbayerischen Brannenburg mit 20 weiteren Offices deutschlandweit. Als Projektbegleiter unterstützt der Data & Analytics-Experte seine Kunden verschiedenster Unternehmensgröße und Branchen von der Idee über die Identifikation der Handlungsfelder bis hin zur Implementierung und nachhaltigen Verankerung in der Organisation. Weitere Informationen sind unter https://qunis.de erhältlich.